Organize-se no trabalho e seja mais produtivo


Começando agora – arrumando a mesa e as gavetas

 Algumas pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:

Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje.

Ação posterior: papéis que devem ser resolvidos em uma semana.

Nenhuma ação: arquivo ou lixo.

Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.

 

Organizando o local de trabalho.

 Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional.  Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

 

Arquivo e estantes.

 Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.

 

Anotações.

 Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, ideias, etc.

 

Fluxo de Papéis.

Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.

 

Correspondência.

Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.   

 

Gerencie suas Tarefas.

Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante.

 O importante é deixar suas tarefas sempre à vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

 

Lixo.

 Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.

 

Planejando o seu dia.

Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho.

É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

 

Agendando suas atividades.

A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal.

Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas.

Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.

 

Não se afobe com a bagunça.  

Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.

 

Faça uma limpeza na sua área de trabalho.

Há itens em seu escritório que você eliminaria se tivesse tempo para fazê-lo? Claro que há. E provavelmente isto é uma verdade para todas as pessoas que trabalham com você.

Um Dia de Limpeza em seu espaço de trabalho é muito importante, pois o gerenciamento de papéis e informações é uma parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa, e não deve ser banido para “algum sábado”. Se ainda não fez, faça isto no início do ano ou aproveite um tempinho nas férias, se for o caso. Lembre-se: ano novo vida nova!

Escolha um dia especial para esta tarefa e marque em sua agenda. Se não for nas férias, pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Faça isso agora! Agende Já!  Prepare-se também para encontrar papéis e documentos há muito desaparecidos. Garanto a você que após o trabalho terminado você se sentirá muito bem. Se precisar de motivação extra, defina um prêmio que dará a si próprio após a conclusão da tarefa.

Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço, mais organizado).

 

Como se preparar.

Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite você vai precisar disso).
Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar

Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões: Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto já existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?

Se  você respondeu não a estas oito questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não ainda não estiver confortável em jogar fora, pergunte-se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver, descarte.

 

 Onde Guardar

Se você escolher guardar o papel ou pasta, coloque-os em uma das seguintes grandes categorias:

 – Pastas de ação, que você deve guardar em sua mesa ou em um armário ou prateleira próxima a sua mesa. 

 – Pastas de Referência Atuais, que são usadas ou podem ser usadas para projetos correntes e devem estar facilmente acessíveis de sua mesa.
 – Pastas de Referencia Antigas (histórico ou arquivo), que não são necessárias para projetos atuais, mas são necessárias de serem mantidas por razões históricas ou legais. Estas não precisam estar prontamente acessíveis.

 

Como eu guardo

–          Use pastas suspensas sempre que possível. Se você espera remover apenas uma folha de papel por vez da pasta, você não vai precisar de subpastas para ser colocadas dentro da suspensa. Se você espera tirar todo o conteúdo de uma pasta suspensa, utilize subpastas.
 – se as subpastas são utilizadas como subdivisões, etiquete cada uma delas com sua categoria e subtítulo. Quando a pasta ficar muito grossa, use pastas de caixas de arquivo.
 – Use cores apenas se elas fizerem sentido (por exemplo, todas as pastas administrativas são vermelhas e as pastas de programas são verdes).
 – Grampeie ao invés de usar clipes de papel.
 – Timbre ou escreva “Pasta Cópias – Não mexa” em qualquer item quando aplicável. Anexe à cópia de um formulário ou qualquer coisa usada para fazer cópias adicionais em um protetor plástico de folhas.
 – Certifique-se que todos os papeis tenha data, e arquive-os em ordem cronológica com o item mais recente à frente da pasta.
 – Quando usar visores plásticos escolha os transparentes ou os de cor clara para fácil leitura. Coloque os visores na frente das pastas suspensas.
 – Quando estiver etiquetando as subpastas, coloque o nome da pasta o mais próximo possível do topo do visor. Se estiver usando etiquetas coloridas, você pode minimizar a possibilidade de papeis arquivados esconderem o título da pasta posicionando a etiqueta com a cor na borda inferior e o nome da pasta na superior.
 – Se você criar um novo título de pasta certifique-se de adicioná-lo em seu índice de pastas.
 – Deixe pelo menos oito centímetros de espaço em cada gaveta para pastas adicionais.
 – Etiquete o lado de fora dos armários de arquivo com seu conteúdo.

 

Que nome colocar

– Cheque o Índice do Arquivo para ver se já existe alguma pasta apropriada aos papeis que quer arquivar. Se não existe, estabeleça uma nova pasta se perguntando: Em que palavra eu pensaria primeiro se eu quisesse ou precisasse recuperar esta informação?
 – Se você não tem um índice de Arquivo, crie um agora. Crie um índice à medida que faz as coisas, ao invés de começá-lo depois. Isso será mais rápido e evitará fazer uma pasta “Automóvel” quando já tem uma chamada “carro”.

 

Preparados para organizar o ambiente de trabalho? 

Ótima Organização!

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